Wahl der Abiball Location

Was man bei der Abiball oder Abschlussball Location beachten sollte

Mit der Abiball Location steht und fällt der Abiball. Es ist der Ort, an dem du deinen Schulabschluss, also Abitur oder Mittlere Reife, gebührend feierst und einen wahnsinnig guten Abend mit deinen Freunden, Klassenkameraden, Lehrern und auch deiner Familie haben wirst. Damit die Planung gelingt, wollen wir hier einige Auswahlkriterien darlegen, die euch als Komitee und Organisatoren des Abschlussballes eurer Schule helfen sollen. Grundsätzlich ist es auch möglich den Abiball direkt in der Schule zu veranstalten, jedoch bieten externe Locations meist deutlich mehr Platz und andere Vorteile. Coole Orte an denen man den Abi Ball veranstalten kann sind z.B. Schlösser, mächtige Säle und Hallen wie auch Boote.

1. Größe des Veranstaltungsortes: Berechnet grob die Gästezahl, die ihr benötigt

Kritisch für den Veranstaltungsort ist dessen Größe. Mit der Größe ist nicht die etwa die reine Quadratmeterzahl gemeint, sondern eher für wie viele Menschen darin Platz ist. Vorab solltet ihr euch die Frage stellen, wie viele Gäste an eurem Ball teilnehmen möchten. Für die Annahmen für eine mögliche Hochrechnung über die Anzahl der Gäste auf der Gästeliste müsst ihr folgende Gruppen betrachten:

• Absolventen: Anzahl der Leute die ihren Abschluss absolviert haben
• Familie der Absolventen: Durchschnittliche Anzahl an Familienmitgliedern, also Geschwister oder Großeltern (Durchschnittswert: 3)
• Lehrer und Mitarbeiter der Schule: Anzahl an Lehrern, die am Abiball teilnehmen möchten (Tipp am Rande: Lehrer kommen evtl. mit ihren Partnern, aber dennoch meiden sie solche Veranstaltungen gerne)
• Freunde: Leute aus eurem Freundeskreis (Schätzwert: z.B. jeder Absolvent bringt einen Freund)

Habt ihr die Gästezahl berechnet macht es erst so richtig Sinn mit der Recherche der Abschlussball Location zu beginnen. Es gibt euch auch ein besseres Gefühl bei der Kalkulation von sämtlichen finanziellen Fragen, denn ihr könnt mit simpler Mathematik die erwarteten Kosten durch die Anzahl der erwarteten Teilnehmer dividieren. Dazu mehr an anderer Stelle. Habt ihr das Gefühl, dass ihr zu wenige Leute seid, dann überlegt ob es Sinn macht euch mit einer anderen Schule zu verbinden und euren Abiball somit gemeinsam feiert. Oft gibt es Überschneidungen der Freundeskreise und die Abi Fete wird somit größer und einfach noch viel genialer.

2. Bestuhlungsplan des Veranstaltungsortes

Auf dem Programm von Abschlussbällen steht meist neben dem Stehempfang, dem Essen auch der Tanz auf dem Programm. Für den Stehempfang und das Essen ist es wichtig, dass es Stehtische und evtl. Sitztische gibt. Der Saal benötigt dafür also, je nach eurer Wahl der Bestuhlung ausreichend Tische und Stühle. Dann ist da noch der freie Tanz. Dafür sollte eure Tanzfläche von ausreichender Größe sein. Ihr solltet also mit dem Veranstalter sämtliche Bestuhlungspläne absprechen und checken ob diesen den Bedürfnissen eures Absolventenballes entsprechen.

3. Lage und Erreichbarkeit der Abiball Location

Ganz logisch und klar: Die Abschlussball Location sollte nicht im Nirgendwo sein, sondern schon irgendwie ganz gut von allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen erreicht werden können. Das heißt jetzt aber auch nicht unbedingt, dass der Veranstaltungsort direkt neben deiner Schule oder in der Innenstadt deiner Stadt sein muss. Jedoch solltest du beachten, dass es für niemanden zu umständlich sein sollte dorthin zu gelangen. Da vielleicht der ein oder andere Liter Alkohol fließen wird, sind einige Leute auf ein Taxi angewiesen. Ist die Taxifahrt nach Hause für sie zu teuer, dann könnte es passieren, dass sie doch lieber weniger trinken und womöglich weniger Spaß an der Feier finden. Informiert euch also über den Taxipreis zu eurer möglichen Location und ihr habt ein ganz gutes Bewertungskriterium.

3. Essen und Getränke durch externe Caterer?

Wichtiger Bestandteil des Abiballes ist die Nahrungs- und insbesondere Getränkezufuhr. Abhängig von der Location, an der euer Abiball stattfindet, bietet der Inhaber des Veranstaltungsorts selbst Speisen und Getränke an oder erlaubt externe Dienstleister, wie u.a. Catering-Unternehmen. Betreibt der Veranstalter ein eigenes Restaurant, so erfolgen Essens und Getränkebestellungen auf Bestellung beim Restaurant. Es ist wichtig dies schon zu Beginn zu erfragen, um spätere Enttäuschen zu vermeiden, wenn ihr z.B. an die überhöhten Preise der Betreiber des Veranstaltungsortes gebunden seid.

4. Bühne

Für die Programmpunkte, wie u.a. die Abiturrede, Zeugnisvergabe, oder auch für die Musiker der Band, ist eine Bühne ganz schön praktisch. Zwar kann dafür auch die Tanzfläche zum Tanzen verwendet werden, aber ganz so geeignet ist diese dann am Ende nicht. Besichtigt ihr also einen Veranstaltungsort, checkt ab ob es eine Bühne gibt. Wie leicht diese zugänglich ist und wie gut der Blick darauf ist. Es sind eben die kleinen Dinge, die den Unterschied machen. The stage is yours!

5. Technische Ausstattung

Was am Abiball nicht fehlen darf ist eine zuverlässige Soundanlage. Sie begleitet schließlich den Abend mit Musik und Wortbeiträgen. Auch sollte schicke Lichttechnik nicht fehlen, denn ihr wollt ja nicht in einem sterilen Raum mit LED-Lichtern abfeiern. Wichtig ist daher, ob der Betreiber des Ortes eurer Wahl die entsprechen Ausstattung besitzt und diese auch zur Verfügung stellt. In diesem Zusammenhang ist der Preis für die Nutzung und das entsprechende Personal, wie u.a. Tontechniker oder Lichttechniker recht kritisch. Habt ihr keine Möglichkeit die Technik der Location zu verwenden, so müsst ihr auf einen externen Dienstleister zurückgreifen. Zu diesem Aspekt bekommt ihr an anderer Stelle mehr Informationen.

6. Unterschreiben des Veranstaltungsvertrag

Habt ihr euch für eine Abiball Location entschieden und euch auf den Preis geeinigt, fehlt nur noch der Veranstaltungsvertrag. Hierfür ist erstmal gar nicht so unwichtig, wer diesen unterschreibt. Die Person, der ihn unterschreibt trägt schließlich die Verantwortung für die Miete. Bringt in Erfahrung wie dies in den letzten Jahren bei euch abgewickelt wurde. Sprecht daher dazu mal mit der Schulleitung eurer Schule und fragt freundlich, ob sie das vielleicht übernehmen.
Beim Veranstaltungsvertrag gibt es einige Abschnitte und Klauseln, die es zu beachten gilt:

• Zahlungsfrist des Mietpreises: Kritisch ist der Tag, an dem ihr die Saalmiete an den Vermieter zahlen müsst
• Auf- und Abbau: Stellt der Veranstalter Personal für den Ab- und Aufbau von Bestuhlung
• Termin, Beginn: Wie sieht es mit der Nutzungszeit aus? Um wie viel Uhr ist die Schlüsselübergabe, wann müsst ihr die Halle wieder verlassen haben
• Übergabe: Muss die Halle sauber hinterlassen werden oder sorgen Reinigungskräfte des Veranstalters für das Putzen des Veranstaltungortes?
• Jugendschutzgesetz: Wer nimmt die Verantwortung über die Einhaltung des Jugendschutzgesetzes?
• Haftung bei Schäden: Schließt der Veranstalter eine Haftpflichtversicherung ab, oder müsst ihr diese selbst abschließen?
• Sicherheit: Stellt der Veranstalter Sicherheitspersonal wie u.a. Türsteher?
• Genehmigungen wie z.B. GEMA: Zahl der Veranstalter die anfallenden Gema-Gebühren für das Abspielen von Tonträgern bzw. das Spielen von Musik?
• Stromversorgung: Zahlt ihr für den Strom abhängig von eurer Nutzung oder ist der Strom in der Miete inklusive?
• Kündigung und Austrittsklausel: Gibt es die Möglichkeit bzw. eine Frist den Mietvertrag noch vor der Veranstaltung zu kündigen? Ist dennoch Geld zu zahlen, wenn der Zahl nicht genutzt wird?

Bevor ihr den Vertrag unterschreibt zieht auf alle Fälle eure Eltern, Lehrer oder einen befreundeten Anwalt zu Rate. Nur so vermeidet ihr die Gefahr ein wenig, dass ihr später für etwas belangt werdet, dem ihr euch nicht bewusst wart.