Einladung der Gäste zum Abiball

Einladungen für die Abiball Gäste

Je nach Größe der Schule, nehmen am Abiball lock einmal einige hundert Schüler teil. Es soll Bälle geben, die über 1000 Gäste empfangen. Damit diese hohe Zahl an Gäste über die Pläne der Abendveranstaltung eingeweiht werden, so muss das Event-Marketing und die Kommunikationspolitik des Balles ausgeklügelt sein. Dazu gehören insbesondere die Einladung der Gäste und auch das Einladungsschreiben.

Save the Date des Abiballes

Das „Save the date“ ist die Vorankündigung einer Veranstaltung. Die Idee dahinter ist, die Gäste auf einen Termin hinzuweisen und sie zu bitten diesen in Ihrem Terminkalender einzutragen. Diese Praktik wird häufiger auch bei Hochzeiten angewendet, warum also nicht auch am Abiball? Der Abschlussball ist schließlich eine der Höhepunkte des schulischen Lebensabschnittes eines Abiturienten. Somit wäre es doch zu schade, wenn Gäste dar nicht teilnehmen können, nur weil sie nicht rechtzeitig über den Termin informiert wurden. Zu ärgerlich wäre es, wenn der Vater nicht rechtzeitig Urlaub beantragt hat oder die Eltern für genau für diesen Abend oder Wochenende bei einer anderen Veranstaltung fest zugesagt haben. Vielleicht sollte an diesem Tag eine Geschäftsreise anstehen, die somit ebenso verhindert werden könnte. Wird also diese Form von Einladung zur Terminerinnerung rechtzeitig an alle potentiellen Gäste des Abiballes rausgeschickt, kann der Mangel an wichtigen Personen etwas begrenzt und eingeschränkt werden.

Einladung oder Flyer des Balles

Für den Tanzball zum Schlussabschluss, sollte eine ordentliche Einladung erstellt und anschließend gedruckt werden. Auf der Einladung sollten einige Informationen zur Veranstaltung enthalten sein. Neben dem Titel „Abiball der xx Schule 20xx“ sollte das Datum inklusive Tagesangabe darauf enthalten sein. Sowohl die Einlasszeit als auch die Uhrzeit des offiziellen Beginnes sollte darauf stehen. Gibt es ein Catering für den Abiball mit Essen und Getränken, sollte dies ebenso erwähnt werden und dabei notiert sein, ob diese im Eintrittspreis inklusive sind. Habt ihr einen Dresscode, sollte dieser notiert sein. Wichtig ist, dass das Rahmenprogramm kurz geschildert ist. Gibt es ein offizielles Programm mit Zeugnisvergabe und Reden sämtlicher Personen wie Jahrgangssprecher, Schulleiter und Oberstufenkoordinator sollte dies ebenso wie der offene Teil mit Tanz und Einlagen von Schülern stichpunktartig notiert sein. Auch sollte darauf ein Hinweis geben, welche Art von Musik von welcher Band oder DJ auf der Veranstaltung gespielt wird. Es genügen Stichpunkte, jedoch sollten neugierige Menschen ihren Informationsdurst des Abiball Ablaufes befriedigen können. Einerseits könnt ihr diese Einladung an verschiedenen Orten in der Schule aufhängen. Ein Plakat in der Aula, am schwarzen Brett wie auch in der Nähe des Lehrerzimmers sollte nicht fehlen. Die Flyer könntet ihr in der Jahrgangsstufe verteilen, sodass diese ihre Eltern auf diesen grandiosen Abend vorab einstimmen können. Durch die ausführlichen Informationen zum Ablauf weiß jedermann was ihn oder sie erwartet. Auch wird damit eliminiert, dass jemand mit den Dresscode nicht berücksichtigt.

Ankündigung des Ticketverkaufes

Die Einladung ist ein geeignetes Werkzeug, mit dem man den Verkauf der Eintrittskarten des freien Verkaufes promoten kann. Der freie Verkauf ist dazu gedacht, dass sich all diejenigen mit Karten eindecken können, die noch nicht genug bekommen haben. Das sind nicht nur die Absolventen des Jahrgangs selbst, sondern insbesondere der Freundeskreis der Absolventen. Idealerweise findet der Verkauf zu zwei unterschiedlichen Terminen statt, wobei bei beiden Terminen ein bestimmtes Kontingent an Tickets verkauft wird. Somit ist die Chance erhöhte, dass erstens jeder der eine Karte will zu mindestens einem der beiden Terminen Zeit hat und zweitens an diesem Termin auch tatsächlich die Tickets noch nicht definitiv ausverkauft sind. Zum dritten Ticketverkaufstermin können noch das übrige Restangebot an Tickets verkauft werden. Diese zwei bzw. drei Termine könntet ihr ebenso auf dem Plakat abdrucken. Falls ihr die Termine noch nicht wisst, wenn ihr das Plakat druckt, so könnt ihr diese später auf einem halben Din A4 Blatt abdrucken und auf das Plakat aufdrucken.

Zielgruppe der Einladung und andere geladene Gäste

Auf dem Abiball nehmen nach Wunsch und Tradition der Familie sämtliche Familienmitglieder, wie Vater, Mutter, Schwester und oder Bruder, Partner und nach Wunsch auch die Großeltern oder gar Cousinen, Cousins Onkel und Tanten teil. Leben die Eltern in einer Trennung so stellt sich die große Frage, ob beide am Abiball anwesend sind und jeweils ihre neuen Lebensgefährten mitbringen werden. Auch sind die Lehrer zu dieser schulischen Veranstaltung eingeladen. Sie dürfen ihre Lebenspartner mitbringen und somit wird der Abiball zu einer interessanten Gelegenheit endlich mal den Mann oder die Frau der Lehrer zu sehen. Dürfen auch Freunde kommen, so sollte sich die Einladung auch an diese richten.
Wird eine Einladung wirklich benötigt?
Für den Abiball wird weder ein Save the Date noch eine Einladung wirklich benötigt, beides ist jedoch ein nice to have. Indem diese Einladung mehrere Wochen an der Pinnwand hängt, weckt sie die die Erinnerung an die Veranstaltung täglich aufs Neue. In Folge steigt auch die Vorfreude auf diese Veranstaltung. Möchte man nichts dem Zufall überlassen ist es also definitiv ratsam, zumindest eine Einladung zu drucken. Auch mag der Save the Date Hinweis sinnvoll sein, jedoch ist schon über einige Monate im Vorfeld der Veranstaltungstermin klar, sodass nur Leute die ihn verpassen wollen ihn auch verpassen können. Es ist eben eine Frage der Priorität, welche der Veranstaltungen man vor welchen anderen Ereignissen vorzieht.

Alleine auf den Abschluss Ball gehen

Ob als alleinstehende Single-Mutter, guter Kumpel oder beste Freundin, ungern möchte man ALLEINE auf einen Abiball gehen. Während du lediglich den einen Absolventen so richtig gut kennst, kenn der Absolvent hingegen ziemlich viele Leute. Der Absolvent, wegen dem du auf den Ball gehst, wird somit nicht nur Zeit für dich haben. Wie schaffst du es also dennoch einen Abend ohne einsame Momente zu haben? Auf Tanzbälle gibt es meistens Tische, an denen man sich hinsetzt. Dein Absolvent könnte also dafür sorgen, dass du an den Tisch von ihm und seinen Freund Platz findest. Du musst dich somit zwar auf neue Leute einstellen, jedoch bist dafür in guter Gesellschaft und lernst dabei noch nette Menschen kennen. Niemals sollte man die Erwartung haben, dass der Absolvent unendlich viel Zeit für seine eigentlichen Gäste. Die vielen Fotosessions aber auch Begegnungen mit den anderen Absolventen wie auch deren Eltern kosten sehr viel Zeit. Möchte man dennoch nicht einsam sein, so sollte man definitiv noch eine schöne Tischbegleitung mit den auf den Abiball mitbringen.